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把握时机不是运气,而是技巧!白宫文胆教你如何在对的时间做对的事

Daniel Pink是一位美国作家,曾担任美国前副总经理Al Gore的首席演讲撰稿人。他在离开白宫后出版了六本书,其中四本曾登上纽约时报畅销排行榜。其中一本着作:WHEN:The Scientific Secrets of Perfect Timing中整理了许多实用技巧,教读者如何判断什么是”对的时机”,例如:一天中哪个时段开会最有效率?参加比赛该抢先还是殿后?什么时候该向老板开口要求加薪?学会这些方法,你也可以变成”时机管理大师”!

创新点:除了培养实力,学会判断在对的时机做出对的选择也是一门学问。

本文四大重点:1. 一天中认知能力高峰与低谷的差距,竟和清醒与喝醉一样? 2. 认真看待休息时间,加入日常行程表并设定提醒。 3. 容易被拒绝的要求,要在对方刚休息完时提出。 4. 出场顺序竟会影响得奖机率?好消息要最后再说!

1. 一天中认知能力高峰与低谷的差距,竟和清醒与喝醉一样?

一般而言,我们的认知能力在一天中会经历高峰、低谷、复原三个阶段的变化;而根据英国牛津大学神经科学家Russell Foster的研究,每日高峰与低谷之间的差距,就像清醒的人和醉汉差不多!

图/仅为情境图。取自pixabay

以上班族的作息为例:高峰期大部分落在早上、过了中午渐渐降至低谷,而下班前又进入复原期。为了证实这个周期性变化,Pink收集了大量数据,他发现了两个有趣的现象:

一、医院在做大肠镜检查时,下午发现瘜肉的案例数只有早上的一半;另外,医生在下午开处方时,有更高机率加入不必要的抗生素。

二、排除掉车多的交通尖峰,一天中最容易发生车祸的时间是凌晨4点至6点,其次是下午2点至4点。

分阶段来看,早晨的”高峰期”是我们最为警醒,不容易受干扰而分心的时段,适合用来写报告、看数据等分析工作。

午后的”低谷期”,适合用来处理电子邮件、填报表等比较不需要动脑的例行公事。

到了下班前的”复原期”,精神变得亢奋,但也容易失去专注,适合用来进行脑力激荡、激发新创意。

因此,观察自己的周期,在正确的时间处理相对有效率的事项,往往事半功倍。Pink甚至认为,在职场上表现优秀与差劲者之间的差距,不一定来自本身的能力,优秀的人或许只是在对的时间做了对的事。

2. 认真看待休息时间,加入日常行程表并设定提醒

认真工作之外,适当休息也相当重要。Pink建议,每天的待办清单中除了安排工作相关的事项,更要安排让自己重新充电的休息时间。

每天安排三个休息时段,列出开始、结束的时间以及休息的方式,再加上提醒,强迫自己时间到就按表操课。

图/仅为情境图。取自pixabay

而根据科学研究,要达到有效休息,有以下四种方法:

一、20/20/20规则:

处理较短期、零碎的工作时,每隔20分钟盯着20英尺(约6公尺)外的事物20秒,有助于放松眼睛、改善姿势。

二、效率管理:

应用程式DestTime统计发现,若需较长时间专注工作,最高效的节奏是52分钟工作后休息17分钟。

三、室外散步:

暂时离开座位5分钟,四处走走有助重新找回专注力,室外活动又比室内空间好。

四、社交纾压:

南韩的职场调查,比起回email、吃零食,和同事间的打屁闲聊更能有效纾解压力。

3. 在对方刚休息完时提出要求,较容易被接受

回想起每次要把产品推销给客户、和老板要求更多资源,甚至和另一半求婚,最怕的就是换来一句残酷的”不”。在这些艰困的情境下,有没有方法提高请求成功的机率呢?

Pink建议,不妨在对方休息时间刚结束时开口。

图/仅为情境图。取自pixabay

研究发现,在一天的开始或刚结束一段休息时,人们说不的机率是最低的。因此,如果你知道被拒绝的机率可能很高,选择在早上或对方刚休息完时提出你的想法;甚至可以在开口前一起放松一下:

在开始讨论之前,让我们散个步吧?

当然,Pink强调这并不是保证成功,选择适当时机也许只能把原先5%的机率稍稍提高到7%。但随着时间一长,也很可能让顽石点头。

4. 出场顺序竟会影响得奖机率?好消息要最后再说!

你知道吗?在创业竞赛、工作面试或是歌唱选秀等场合中,所有竞争者依序上场发挥时,除了实力较量之外,出场顺序居然也会对最终结果有一定的影响力!

Pink收集了许多研究案例,整理出一些有用的准则,告诉读者什么场合应该奋勇争先,什么时候又该担任压轴。

图/仅为情境图。取自pixabay

该抢先出场的时机:

一、竞争者少:先出场会加强”优先效应(Superiority Effect)”,开场留下的好印象往往能持续到比赛结束。

二、新进挑战者(例如:取代现有供应商):抢先原厂商提案,在评审开始感觉”又是老梗”之前留下新鲜感。

三、竞争者水准差不多:比赛到了后半段,评审倾向会更专注找出缺点以分出高下。

该延后出场的时机:

一、竞争者多:到比赛尾声,评审对前半场的表现印象较模糊,”新近效应(Recency Effect)”会让评审对后半场留下较深印象。

二、开放式征选、没有明确条件的场合:后发者可以观察竞争者和评审互动的反应,微调自己的报告方式投其所好。

另一方面,我们常常面临这样的选择:”我有好消息,也有坏消息,你想先听哪一个?”

根据一项研究,调查人们被问到这个问题时的选择偏好,结果有八成的人想先知道坏消息。这是因为人类对”美好结局”的偏好:就像电影总将剧情高潮放在结局,才能让观众带着满足离开电影院。

因此,若不得已必须传达一个坏消息时,别忘了准备一个好消息放在后面!

参考资料:

1. The Tim Ferriss Show Transcripts: Daniel Pink (#305)

2. The most persuasive people use these 3 timing methods to get what they want, says human behavior expert

3. Daniel Pink’s ‘When’ Shows the Importance Of Timing Throughout Life

4. When by Daniel H. Pink

文/陈蔚铭(粗体)

(原文刊载于《创新拿铁》;本文获授权转载;内容仅反映作者观点,不代表本社立场。)

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作者: 兼客侠

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