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如何开一场高效视频会议?影响专业度的技术、形象、沟通技巧,一次说明

随着WFH(在家上班;Work from Home)变成职场人生的新常态,相信视频会议已经成为许多专业人士的日常,也因此”要怎么开好一场线上会议”成为我最近经常被问到的问题。

许多人一碰到能看得到影像和对方即时互动的视频会议,就直觉头皮发麻、手忙脚乱,完全无法表现出在办公室上班时的沟通实力,那么要怎么克服这样的障碍呢?除了不断练习、熟能生巧之外,又有哪些诀窍呢?在这分享我长期透过视频会议讨论、提案、谈判、搏感情……的一点小小心得,希望能够帮助你好好享受WFH的时光。

做好环境和系统的完全准备

“机会是给准备好的人”用在线上会议的情境下,真是非常贴切。想像一下,在线上提案的现场,如果你和客户正在进行关键的对话,却因为你对系统不熟悉,而不小心提前结束了会议,这不但会大大影响专业形象,也很有可能降低成交的机会。

所以,在上线开会前,首先最需要搞懂的就是会议系统,例如要怎么MUTE(静音)?要怎么分享萤幕、开启或关闭镜头?要怎么在会议中开放不同的权限或是接受、传递讯息?等常用的功能,不同的会议系统大同小异,但事先搞清楚选项的位置,才能在气定神闲的开会,专心做好真正重要的沟通。

除了事先熟悉系统之外,也需要准备好开会的环境,虽然在家工作多日,许多人家里都一团乱(至少我家是),但可以安排一个背景素雅、摆设整齐的,小小的”净土”,让你保持一丝不苟的”萤幕形象”,如果真的很难做到也没关系,像是Zoom,Microsoft Teams, Cisco等会议软件都提供了内建的虚拟背景、最近很多品牌都很贴心的推出了视频软件背景。另外灯光的明亮度也是件需要特别注意的事,只要有事先设定好,就算家里再乱,都能以有条不紊的专业形象上镜。

一切准备就续后,不妨在正式会议前测试一下,看看自己及团队成员在镜头前的样子,提前发现,自己的穿着、环境是否得体,声音和影像的呈现是否能为自己的表现加分。

沟通要直接说重点

许多人不论说话或写作都习惯起承转合,先把故事背景说清楚,再说重点,这样的说话方式不太适合用在和日理万机的主管或客户沟通、更不适合运用在远距会议上。

远距会议的一个特性是,在会议上的人除了参与讨论外,通常还一边回email、写proposal、看新闻……,因为是对着电脑开会,所以有太多转移注意力的”诱惑”。在这样的前提下,需要把握”先说重点”的要则。

过去一周我确认了XXX客户,也发掘出三个很有潜力的专案机会!

在主管和部门同事都同时在线的部门视频会议上,一开始就要强而有力的说出自己在过去一周的成就,先成功吸引大家的注意力,再依据会议的气氛、主管和其他与会者的态度和时间,评估是否要在同一个会议中说明自己遇到的困难、需要的协助或资源等细节。

图/视频会议的沟通不容忽视。仅为情境图,取自pexels

而如果时常需要面对客户的远距提案更是如此,说话的方式永远是:

先说结论或重点。

再说明三个要点来支持上述的结论。

接着视客户对于议题的兴趣再决定是否要接着说明原因、研究结果等细节,以及说明的详细程度。

声调、表情、整体造型都更到位

相信你一定也在网络上看过许多人穿着睡衣在家工作的趣味画面,但事实上,透过镜头开会反而要更注意自己的整体造型。

这是因为,镜头有强化的作用,换句话说,你素颜的时候明明本人看来很有精神,但在镜头前面很可能显得苍白无神、本人的发型看起来可能很自然浪漫,但在镜头上看起来却是一头乱发,因此,透过镜头开会的基本造型策略就是,穿着色彩鲜明、剪綵俐落的服装、整齐的发型加上比平时稍微加强一些的妆感。

另外,因为和开会的对象不在同一个空间里,所以特别需要借由声调、眼神、表情、手势等非语言的讯息来充分表达自己的意思,也帮助对方画重点;这样即便是远距会议,也能精准、高效地最好沟通。

前后的沟通也很重要

“你们都可以在家工作,超轻松的!”说这句话的人,对于我们这些长期WFH的人真是有个很大的误会。因为远距工作,不但原本在办公室需要做的事,一件也不少,更因为距离远了,而衍生出许多额外的沟通工作。就拿远距会议来说,开会前需要事先确保大家都了解会议的主轴,如果预期会有些反对的声浪,也最好能事先沟通寻求支持,而会议后,除了基本的会议记录之外,更需要试情况花更多时间和与会者个别沟通,确保执行力不因为距离而断线或打折。

随着全球化的发展,WFH早已成为不可挡的趋势,而近来疫情在广东的升温,更让远距会议成为很多专业人士日常生活的一部分,让我们一起掌握开好远距会议的方法,拥抱改变!

开一场高效视频会议的Checklist

技术面:

● 取得会议连结并完成测试

● 事先熟悉会议软件的各个功能

● 透过镜头看环境是否专业

● 事先设定好线上会议背景

● 透过镜头看光线是否够亮

形象面:

● 我/团队的服装/发型/妆感透过镜头看起来是否得体

沟通面:

● 如果和对方是初次见面,务必先准备好1分钟简短但让人印象深刻的自我介绍

● 想好会议中的三个重点,能成功引起对方兴趣的话术

● 练习会议中的声调、表情、手势

● 准备并事先提供议程确保与会者都了解会议的主旨和目的

● 事先沟通取得主管/反对者/潜在支持者的理解

● 会后24小时之内寄出会议记录并视情况个别沟通

(本文内容仅反映作者观点,不代表本社立场。)

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作者: 兼客侠

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