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常感觉”很忙”代表不善于管理时间!问题不在工作量,而是时间利用效率低

编按:我们不光要订定务实的计划,付诸实际行动,还要利用自己可支配的时间,因为最后的行动成果都可见”单位时间”的运用效率。不会管理时间,什么也”做不到”。(本文摘自《为何我们总是想得太多,却做得太少》,作者为高原 ,以下为摘文。)

我不管走到哪,都会听到很多人说自己”很忙”。”我很忙”这个词在很多年前,俨然成为成功人士的标志 ,更成为现代人的口头禅。现在,人们工作和生活的节奏非常快,时间明显不够用,不管多么努力,总感觉要处理的事情太多了,根本没时间完成。于是,人们迷恋这种”很忙”的状态,一旦觉得自己不忙,就好像被主流社会抛弃了。

诚如我有位客户所说:

不知道从什么时候开始,我怕自己闲下来。一闲下来,就会感到恐慌,彷彿有什么该做的事没去做,或是被这个喧闹的世界给遗忘了。于是,我拼命加班找事做,以证明自己和别人一样活得很精彩。

在我看来,有这种”很忙”的感觉恰巧证明他不善于管理时间,是人生失败的特征之一。特别是现在很多年轻人普遍没有时间观念,因为刚步入社会,或刚进新公司,还在适应期,没有调整计划,也没有一套属于自己的时间管理办法,就只好用”我很忙”来自我安慰。

我们现在的人际交流和获取讯息的管道非常多,但是利用时间的效率却相对低。史密斯形容说:”对现在的人们来说,即便是安心的把一件最简单的事情做好,也是一件困难的事情。人们随时会被身边的讯息打断,手机响了,邮件来了……许多意外因素分散了我们的注意力,将处理任何一件普通小事的时间都拉得很长。”你也会因此感到很无奈,不是吗?现在问题的重点已经不是工作量的大小,而是时间的分配。我们无法懂得有效率的利用时间,就像所有精力都被时间预先支取了一样。

时间是消耗精力的杀手

在工作或学习的过程中,往往一开始,我们有些好的体验,所以效率非常高;精力集中,兴致颇高,而且斗志高昂;对时间有强烈的急迫感,对方向有清晰的定位。但是时间越久,随着内心乏味与精力松懈,你可能开始走神,兴趣下降,工作效率也越来越低。

一位学员曾经说:”接受任务的前期就像初恋,但慢慢的我便进入了”七年之痒”。时间真是杀手,它杀死我对一切有意义事物的兴趣。”

该如何提高工作效率,让自己更能集中精神工作呢?这是人们非常关注的一个问题。换句话说:”如何让时间在我们的行动力中扮演积极的角色?”在我看来,最简单易行的时间管理方法,就是”切分时间”,像流水线一样进行管理。例如运用番茄时间管理法,从微观角度分配和管理时间,发挥每个时间单元的效率,提升行动效能。

我们把一颗番茄视为一个工作周期,以每25分钟为一个单位,称之为一个”番茄时间”。在这段时间内,我们要一直处在工作状态中不能间断。当25分钟结束时,让自己休息几分钟,再进入新的”番茄时间”。依此循环,直到完成计划内的工作。

图/仅为情境图。取自pexels

“番茄钟”具体操作原则

每个番茄时间都是完整的,不许分割,不存在半个或一个半的番茄时间,我们必须严格遵守这个原则。

▪ 如果你在一个番茄时间内,做了与当前的工作无关的事情,那么这个番茄时间便是无效的,也没有任何意义,必须作废重来,进入一个新的番茄时间。每当一个正在进行的番茄时间被破坏,你无法享受破坏的成果(去偷懒),这是对走神的惩罚。

番茄时间管理法只适用于工作,在生活上无法应用,即使强制应用于生活上,效果也不尽理想,因为生活中的事情存在太多可变性,不像工作有很强的规律可以遵循。

自己的番茄时间只适用于自己,无法与别人比较。不同的工作,在运用中产生的效果也不尽相同;就算是工作相同,运用的方法不一样,工作效率也会不同。所以,你不需要跟别人比较,因为这种对比不具任何意义。

▪ 利用番茄时间来管理时间和分配工作,使用的数量并不能决定任务的成败,只是为了提高做事效率。所以,不要觉得有了这个方法,做任何事就一定会成功。记住:效率不等于效果。事实上,你只是获得更高的效率,能充分发挥和利用时间,以达到时间管理的目的,这有助于你养成良好习惯。

▪ 最重要的一项原则,就是你一定要拥有一个适合的作息表,要符合作息规律,也是自己所喜欢的,这样才能更合理安排时间,坚持下去。一个不懂得维持身体健康的人,即使学会番茄时间管理法,也不会得到好效果。

有了这些原则,剩下的就是如何具体实战的问题。在细节方面,我们应该注意什么?

第一、先做规画。

上班后(或早晨起来后)要做的第一件事情,就是规画今天必须完成的任务,把想到和要做的工作列一张清单,写在随身携带的笔记上,或在电脑桌面上做一个醒目的表格。

第二、设定番茄时间长度。

根据工作规画,设定你的”番茄时间”,用手机或闹钟就可以,设定25分钟的倒数器,然后开始工作。你可以根据自身的情况来设定”番茄时间”的长度,原则上25至30分钟为佳。

第三、休息时间。

在25分钟后,放下手边工作,休息一会儿。这是重要的时刻,你可以站起来伸个懒腰,眺望远方,放松一下眼睛。你也可以听音乐5分钟,以舒缓的曲子为佳。但是,不要利用这个机会打瞌睡。

第四、按顺序进行。

订下番茄时间后,就要按照规定不停工作,直到完成这个任务,然后把这项工作从清单里杠掉,再继续下一个番茄时间。所有工作要按照优先顺序进行,先处理紧急和重要的事项,再处理那些不怎么紧急和不太重要的事项。

第五、阶段性工作。

在进行四或五个番茄时间后(具体数量可自行决定,原则上不超出自己身体的承受力),就必须强制休息一个番茄时间,这是为了能提高后面利用番茄时间的效能。

图/仅为情境图。取自pexels

遇上其他工作、意外打扰时

当然,也有比较特殊的情况,如果在一个番茄时间内,突然有其他不得不做的工作,那么你就要停止这个番茄时间。当这个番茄时间作废时,哪怕它只剩下一分钟,你做完另外一项工作后,也要重新计时——从这个番茄时间的第一分钟重新来过,以示对此时间管理法则的重视。透过这种强化行为,来帮助我们养成严格遵守时间规画的习惯。

对于突如其来的工作,例如上司的要求、同事的请求,如果不是非得现在处理的事项,你可以在自己的清单上做个标记,注明”打扰”或者”意外”,然后继续自己的工作。

还有一些”意外”和”打扰”是比较正常的,那就是突如其来的电话。一般来说,上班时间打来的电话很多,可能是客户、同事,也可能是亲人打来的,你不可能不接。但既然接了电话,就会打扰到你正在进行的工作。所以,有必要的话,要在我们所制定的番茄时间内预留五分钟,这是用来处理意外的时间,主要用以接听电话。也就是”25+5″,每个番茄单元都预留5分钟。

有时候电话太多,我们也可以采取一种极端的手段,关掉手机并且扔到自己视野以外的地方。但这种作法尽量少用,因为关机可能让你错过重要电话,影响到你的人际交往和商业关系。

处理”未完成工作”的原则

在我们设定好的番茄时间内,经常会发生工作未完成的情形。有人会把这件事情顺延,留到明天去做。但此举非常不明智,因为这等于增加了明天的工作量。

你每天的工作量非常大,这是正常现象。人们都在工作中如此抱怨:”今天的工作量太大了,老板简直疯了!”这可以理解,我们早在20年前,就已经进入”工作奴役人”的时代。这是无法改变的大趋势和大环境,我们只能适应。

处理”未完成工作”的原则是:如果剩余的工作不多,我建议你加班也要完成。因为出现这种情况,可能就是你列出的任务清单有问题,没有对自己要做的事情进行准确评估,也就是说对自己的业务还不是很熟练,显然你不知道能在多久时间内完成这个工作。因此,你要在工作规画方面做出相应的调整,以便更合理分配自己的时间。

图/《为何我们总是想得太多,却做得太少:击败拖延、惰性、完美主义,让行动力翻倍的高效习惯法则》,高原着,发光体出版

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作者: 兼客侠

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