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效益是做了对的事,效率则是将事情做对——两者同等重要,关键在于”前后顺序”

编按:效益是做了对的事,效率则是将事情做对。因此,只专注在其中一方是没有意义的,这两者同等重要,关键在于前后顺序,应该是:先效益,后效率。(本文摘自《仓鼠累了吗?》一书,作者为阿克瑟.贝格等,以下为摘文。)

古希腊人非常明白,只有柯罗诺斯与凯洛斯之间处于平衡状态时,才有可能达到期待的目标,因为如果我们只献身给柯罗诺斯的话,我们将会错过许多生命中美好的事物,而且这些美好也只是转瞬即逝。反过来说,如果我们只专注在凯洛斯上面,便会一无所获,因此,成功的保证是两者平衡。

如今,我们有着比图像式古希腊神祇更现代的概念,我们将柯罗诺斯结合上了效率的概念,而凯洛斯则是效益。针对这两种概念有个很好的解释:

效益是做了对的事,效率则是将事情做对。

因此,只专注在其中一方是没有意义的,这两者同等重要,关键在于前后顺序,应该是:先效益,后效率。

我在许多咨询工作中都会强调,意识在这方面是非常有发展性的,在企业日常里通常极少会去关心究竟什么是我们应该专注的正确之事,反而是将非常多的精力都花费在提升行动效率上,只是:如果非常有效率地完成了错误的目标,我们究竟能得到什么呢?

如何才能达到将更多的时间花费在正确的事情上呢?现在让我们来听听义大利人怎么说。

帕累托:来自义大利的睿智的法则主义者

重要的事物要优先于急迫的事物,同时还要留心效益与效率——我们不是第一个有这种想法的人。

义大利工程师、经济学家与社会学家帕累托(VilfredoPareto)曾对此有过思考,并且创立了与自己同名的一套法则——帕累托法则。他认为80%的成果仅透过极少量的约20%的付出就已能达成,因此这个法则也被称为80/20 法则。剩余的20%的成果需要耗费80%的付出才能获得。

由下图可看出成果与付出的从属关系。

图/取自《仓鼠累了吗?》

再说一遍:要达到80%的成果,我只需付出20%的力气,但是如果我想要完成的是一个完美的、100%的成果,那么我就需要付出100%的力气,就是这样。

由之可以推导出某些对你的自我管理而言很惊人之事:

• 如果你满意于达到80%的成果,而非想做到极致,那么你可以完成五件同类任务,否则的话你在相同的时间之内只能完成一份任务。

• 如果你说,80%太少了,下次你要试试看90%,那么你还是能够节省尽一半的付出,并且将你的效率提升到将近200%。我认为:无论是老板还是客户,没有人能区分出一件达到90%的成果与100%的差别!试试看吧。

你不需要设备或投资,只要做出一个决定,一个临时小结或不够全面的结论:完美是没效益且会造成过劳的!

唯一的问题是:我要如何知道做到这已经够了呢?我们只能事先定义出何时是足够的,如果我们在工作开始之前忽略了为”充足的”成果做出定义的这一个步骤,那么我们就会一直工作到100%完成或为任务付出过多为止,这是一个恶性循环……不,是仓鼠轮!

图/仅为情境图。取自pexels

但是我们怎么样才能知道自己已经做得很好了呢?你还记得之前提到的80%的广角图吗?如果我们用这样的视角来看待我们的成果,我们很快就会知道一件事情何时已经够好了,当然,这需要练习,但是为什么不能勇敢地去试试看呢?

另外一个能帮助认出何时已足够的可能性是:当很吃力的时候就是已经够了!

为什么?一样很简单:从来没有人被赋予了必须要很吃力地去达成目标的法律效力。也就是说,当事情变得很吃力时,这是首个清晰的标志 ,告诉你在这里先停下来、中断一下,或许可以去找寻一条较简单的通往目标之路,不顾一切的坚持下去并且一而再相反地去奔跑,这无法带来什么意义,较有效率的作法是:退后几步并辨认出若非墙上有着一扇门,就是我们可以绕过墙走。

现在你可能会提出异议,核销或收支表不能只做80%,若非做到100%是无法使用的,是的,绝对是这样,不过你的工作不会只有收支表或核销吧?在你的工作领域内,一定有一些可以靠80/20法则就获得一定效果的事务。

无论如何,你要使用何种标准来定义”够好”,这自然完全是由你决定的,我们怎样也无法告诉你什么在你自己的意义上是对的。不过,无论是什么标准:它将帮助你更有效率、更有效益。完美吸收——80%法则!

图/《仓鼠累了吗?:高效行动、自觉排压,现在开始充实生活,目标明确的为自己而活!》,阿克瑟.贝格, 托尔斯登.泰伏斯 着, 林砚芬译,和平国际出版

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作者: 兼客侠

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