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“未来三年会赚钱吗?”老板最关心的问题,一张Excel就能算出来!

编按:
一张excel表,到底要涵盖哪些数据,才能精算出成本与收益?老板最关心的收益与支出,你该如何分析与拆解?(本文摘自《外商投资银行超强Excel制作术》一书,以下为摘文。)

如何建立模拟模型

以下将根据设定好的题目,示范如何建立模拟模型。

汽车销售门市的案例研究

●主角:汽车销售门市的课长,负责门市的营运和收支管理等,过去没有制作收益预测资料的经验

●课题:区域经理要求:”希望各门市主管制作门市未来三年的收益预测资料。”

●基本数值设定:

营业收入包含销售汽车的收入和提供售后服务的收入

销售汽车的收入——第一年3亿元,第二年以后每年成长3%

售后服务的收入——预期为稳定的收入,每年维持在2亿元

费用包括薪资支出和销售管理费

薪资支出——员工人数35人×每人平均年薪700万元

销售管理费——每年维持在2.3亿元

1. 先思考收益结构

接下来,我们就试着站在主角,也就是门市课长的立场,开始建立收益预测的模型吧。不过话说回来,突然被要求用Excel做商业模拟,要从哪里开始呢?即使打开了Excel,应该也有很多人就这么僵在电脑前,不知道该如何是好。

首先,我们要做的第一件事,就是画出模型的”设计图”。把这个商业模式创造收益的要素,汇总成树状的结构图。

汽车销售的收益结构如上图所示,只要知道右方蓝色底色的数值,就可以由右向左,一层层算出每一个项目,最后算出净利。换句话说,要模拟收益数字,就要试着更动蓝色部分的数字。换言之,蓝色部分的数字是创造营业净利的要素,又称为”价值动因”。

要建立模拟模型,必须先像这样明确区分出哪些部分是价值动因(可更动的数字),哪些部分不是价值动因(不需更动的数字)。

把这些项目整理成收益结构,再利用Excel呈现,就会得到如下图的表格。

以下是希望各位在制作表格时的注意事项:

用颜色区分数字,手动输入的数字为”蓝色”,计算的结果为”黑色”。因此,价值动因的数字为手动输入的”蓝色”,只要调整蓝色的数字,就可以模拟营业净利的变动。

项目名称的部分,要把细项向右缩排。这样一来,收益结构便一目了然,例如,”营业收入”是由”汽车销售”和”售后服务”构成。

2. 建立收益结构的诀窍

思考收益结构有两个重点,一是”先大致完成架构”,二是”尽量让数字连动”。

第一项”先大致完成架构”,意思就是一开始的项目最好不要太多。以这个案例来说,就是不要在一开始就把销售汽车的收入再细分成A车、B车、C车的销货收入。

为什么要这么做呢?因为Excel的作业非常繁复,常常做着做着,耐心就被消磨掉,”算不下去了,我放弃!”为了避免这样的状况发生,一开始最好简化收益结构的项目,先大致完成架构,才能确保最后能够顺利完成收益结构图。如果无论如何都必须细分项目的话,也请先整理出简单的收益结构,之后再慢慢细分下去。

第二项重点”尽量让数字连动”,就是要让收益结构的项目一层一层紧密连动。以这个案例来说,薪资支出=员工人数×平均每人薪资支出,因此,薪资支出就是与员工人数互相连动的项目。这样的连动能够精细到什么程度,对于模拟的准确度是很重要的关键。

思考假定情况

我在帮企业做员工训练时,发现有不少企业或事业部门只会做一种版本的收益计划,这其实没什么意义因为光靠一种版本并不能够理解经营的风险,唯有假定各种情况,改变价值动因,才能够预测当计划顺利时,可以创造多少利益;在最恶劣的情况下,又必须承担多少损失。

再回到汽车销售门市的案例,区域经理管辖区域内多处营业据点,无法一一监督每一家门市,难以预期各别的风险,因此,门市的负责人必须把所有可能面临的风险都向上呈报,让上司了解在各种假定情况下,合理预期的收益会介在什么”范围”。

1. 假定情况至少要设定三种版本

关于假定情况,至少要设定”一般情况”、”乐观情况”和”悲观情况”三种,每一种情况大致如下:

(1) 一般情况

维持过去的成长趋势,不过于保守的预估。上市公司发表的业绩预测,通常都是一般情况下的预测。

(2) 乐观情况

比起一般情况,对收益的预估更积极乐观。公司内部设定的营业目标,这类的目标数值,通常都是乐观情况下的预测(多数情况下,公司内部设定的目标数值都高于对外发表的目标)。

(3) 悲观情况

假定最坏结果的情况。负责管理公司资金的财务长,就经常会使用这个版本,例如要估算”企业收益减少多少,将无法支付员工薪水?”就会假定悲观情况。

2. 汽车销售门市的案例

在汽车销售门市的案例中,这三种假定情况可以这么设定:

(1) 一般情况

以往汽车销售收入成长率为3%,未来也将持续这个水平。至于其他方面的数字(售后服务收入和各项费用等),由于没有会导致大幅变动的可预期因素,因此维持现在的数字。

(2) 乐观情况

受到近年来景气复苏的影响,预期第二年和第三年汽车销售量将会成长。根据这家门市过去的销售纪录,景气好的时候成长率为5%,因此适用5%的成长率。此外,由于公司导入新的作业系统,未来将可减少作业人员。虽然每年的销售管理费会增加1,000万元,但是在新的作业系统下,不需聘用新进人员,因此每年会减少一名员工。

(3) 悲观情况

近几年来景气确实有复苏的迹象,但是年轻人对汽车的依赖程度显着降低,未来汽车销售量可能下滑。根据某智库的调查报告显示,未来新车销售量,一年最多可能减少5%,因此假定在悲观情况下,汽车销售收入为一年5%的负成长。为因应销售量下滑,将缩小业务人员编制,每年将减少两名员工,以缩减人事费用。

3. 用图表汇总各个情况

如上图所示,把这三种情况的净利汇总成一张表格,并画出折线图,就能够立刻看出在不同情况下收益预测的差异。

这个案例的主角,也就是门市课长,先向区域经理说明这三种情况的假设条件,并出示收益计划表和比较图,再进一步说明:

“关于门市三年后的收益预测,在一般情况下,延续过去的成长趋势,净利将达到4,300万元。如果因为景气复苏,汽车销售数量增加,最多有可能提高到6,000万元,我们也会以这为目标,尽全力达成。相反的,营业收入也有可能减少,最近年轻人对汽车的依赖下降,也会对门市造成负面影响,在最糟糕的情况下,汽车销售收入也有可能呈现5%的负成长。不过,届时也会缩小业务人员的编制,净利可望维持在2,400万元,不会和现在落差太大。”

区域经理听到这样的分析,会给予门市课长高度的评价吧,”能够根据各种情况,考量未来的收益计划,还具有高度的风险管理意识,懂得在最恶劣的情况下,也要确保收益的道理。”

收益会在许多因素的影响下大幅变动,正因为如此,才要根据各种假定情况制作收益计划,从多种角度预测收益。不管是乐观的角度也好,悲观的角度也好,让团队共享这些观点,这是很重要的事。

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作者: 兼客侠

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