您的位置 首页 市场营销

科技耽误了你的效率?快用这3项行动优化生产力

科技会以显着和隐晦的方式来折损生产力。对于怎么遏止这个问题,以下分享三点想法。 (本文摘自《低归属感时代》一书,以下为摘文。)

行动一: 少拖延

当我们想要避开讨厌的差事,或至少是把无可避免的事延后时,常常就会转移到手机上来玩游戏或阅读新闻报导。当我们缺乏结构、焦虑或对自己感到不确定时,就会把任务从各种令我们有压力的事换成比较有乐趣的事。人很容易掉入拖延的陷阱,而且会变得更加容易,因为应用程式和网站多得不得了,使我们在任何时候想从工作中消失并把自己带入新的事物时,就能转移注意力。拖延使我们损失的不是只有工作时间。我们所损失的还有私人时间,因为它毕竟是我们在工时当中就该做好的工作,却需要在此时加以弥补。私人时间消失后很快就会转化为不快乐和过劳。

活动: 消灭拖延

每当你在做案子时,把它拆分成较小的任务会很有帮助。当你这么做,整个案子就会变得比较不令人却步和比较好管理,要拖延下去也会比较吃力。比方说针对公司可能会推出的新服务,你必须做可行性研究。以下就是拆分过程或可怎么进行:

1. 向经理询问服务的范围和其他任何会对研究有所辅助的相关资讯。这会确保你们两人掌握相同的状况,而有助于你们满足或(希望是)超越期望。

2. 订出时间表来显示,你需要在什么时候把案子做完,连同过程可达成的若干里程碑。把里程碑和最后的到期日写进行事历,并设定提醒。

3. 辨认出竞争商品。知道竞争对手在卖什么将有助于你评估市场规模,让你辨认出方法

4. 来区隔自家的服务,并向管理阶层显示,你对于既有的情况有持续在更新消息。

5.收集各行各业的研究和其他资源,把它放进主档案,使你能把它纳进提报里。把研究连同你的想法、建议、图表和图示放入提报档。

6. 召开团队会议并提报。征询反馈。

行动二: 抗拒完美主义

科技为我们赋予了近乎无限的能力来编辑、调整、排除瑕疵,以及使一切变得更完美。问题是,我们花愈多的时间来编辑照片,并确保动态更新会使我们看起来成功又快乐,所浪费的时间就愈多,搞定的事就愈少。我确定各位会坦承,为了替团队变更拍照滤镜或修改一句话的动态更新,所花的时间如果是用在更重要的差事上可能会更好。那些在完美主义中挣扎的人所忽略掉的是,有缺点才会激发我们的创意,使我们独特,并形成更强固的羁绊。

事实在于,没有所谓完美这回事,所以拿它来要求自己或他人是在浪费时间和心力。我相信,完美主义是把短处伪装成长处。我们认为,变得完美能让我们在工作上更有成效和成功,然而力求完美会耗尽我们的时间,引发焦虑,使我们不快乐。我们是生活在步调快速、随时开机的世界里,完美主义并不管用。假如你在工作上动作缓慢,另一位愿意工作得更聪明和更快速的工作者就会把你取代掉。完美主义者或许要花上几小时才会把一封电子邮件寄出去,到最后则要以更长的工时才会完成跟非完美主义者一样的事。你认为这会如何影响到公司,以及公司能否跟其他拥有较少完美主义者的组织来竞争?

我们所追寻的完美包括为所有的提问找到完美的答案,而科技在这点上固然可以帮上忙,但通常会有个流弊。”网际网络是机器。输入提问,它就吐出答案。可是当你在网络上找不到你要的答案时,会发生什么事?”汉威的资深主任凯雅.厄里克问道。””找不到答案的困境”会导致下列阶段:(1)混乱:必然是我没有打对关键词;(2)沮丧:我需要的为什么没出来?(3)恐慌:哦,不!答案找不到!(4)领悟:在电脑有搜索引擎前,人类就有大脑了。如此过度依赖科技,并指望别人来解决我们的问题,不但枯竭了社会的创意和至关重要的解决问题技能,还压抑了我们当成功领导人所需要最紧要的技能:社会互动。”

当你是完美主义者时,你在只需要顺其自然的时候,陷入尝试修改的无限循环中。工作交付失败就会伤害到你、团队、公司和顾客。为了防止这点,当自己和其他任何人不停在修改,而可能不慎使案子延迟做完时,就要订下后果。举例来说,你有一个月就不准远端办公,或者你就警告每个人,未来的案子延迟做完会影响到奖金。

当你有员工是完美主义者时
领导人:麻烦你为4月要推出的新广告文宣设计图案好吗?员工:好,我会尽快画出草稿让你审视。
两周后……
领导人:我想看一下草稿。我们需要把事情敲定,以便能得到管理高层的最终核准。
员工:我还在决定要用什么字型,所以需要更多的时间。我在一周内把东西给你好吗?
这听来或许荒谬,在职场上却不断在发生。像挑字型这么大的事(而且有可能并不是),可以由经理在收到作业的一、两天后提出几个选项,就能替每个人减少许多的焦虑。

行动三: 停止多工

当我们同时在电脑上查看电子邮件、在手机上做动态更新并参加电话会议时,我们或许会试着说服自己,我们是在多工,但并不是。当大脑聚焦在别的事情上,你就无法真正去关注某人在说什么。在牵涉到科技时,这点尤其为真。假如你同时在发简讯给朋友,老实说,你有全心在开会吗?以这种超级英雄般的能力来一次做好几件事是你想像出来的虚构场景。有数十项神经科学的专题研究证明,大脑不会同时做多项任务。我们反而是在任务之间迅速跳来跳去。当我们从电话会议转换到动态更新、再到电子邮件上时,大脑中会有停止和启动的过程,等到毫无事情发生时,它就会在各步骤之间引发瞬间停滞。你必须真的停止说话(或是放得很~慢 ),才会去发那则简讯。你不见得会留意到停滞,但它就是有。说到底,你是在把三件任务做得更拙劣,而不是把能力发挥到满档来一次做三件事。

如何列出优先顺序,而不要多工

要避免浪费一大堆时间去试着多工,最好的办法就是成为专家来为工作量列出优先顺序,使自己随时在对的时间聚焦在对的案子上,而不是多个案子一次全来。首先不要对众人请托你的每件事都说”好”,因为要同时管理每件事是不可能的。反而要聚焦在最重要的事情上,再把其余的委派给队友。

财捷(Intuit)的人才延揽主任德瑞克.巴托斯寇尼斯(Derek Baltuskonis)在经理的帮助下,学会了列出优先顺序的艺术。”我的经理真的帮助我了解到要怎么工作得更聪明和更有效率,靠的是把工作全部看一遍,学习要怎么把工作排序,把对营业最重要的事列为优先,并确实把那件事做好。”他告诉我。”每当有新的事出现时,我会试着去想一下的不单是工作的重要程度,还有对这点加以权衡,看有什么会因此没办法搞定,以及这点有多至关重要。”当然,列出优先顺序合情合理,但在实务上,相斥的需求可能会使它变得复杂。德瑞克处理这些处境的方法则是,把案子完成80%,等获得反馈后再往前进。追求100%的完美会拖慢他的进度。

本文来自网络,不代表档口网立场,转载请注明出处:https://jiankexia.com/198/

作者: 兼客侠

发表评论

您的电子邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注

返回顶部